Clinic-AI היא תוכנה לניהול מטופלים שבנינו לדיאטנים ולתזונאים, ורוב מה שהיא עושה קורה בימים שבין פגישה לפגישה. מטופלת מצלמת ארוחה, כותבת אותה בוואטסאפ או סורקת ברקוד, המערכת שואלת אותה רק את מה שחסר לחישוב, והרישום נכנס ליומן האכילה שבכרטיס שלה. בבוקר מחכה לכם מה שצריך עין מקצועית.
השעות שאף אחד לא משלם עליהן
הצלחת של 23:00
תמונה בוואטסאפ, בלי גודל מנה, ואחריה "אכלתי בסדר היום?". עונים מהמיטה, מנחשים גרמים מתמונה, ולמחרת כבר לא זוכרים מה כתבתם ולמי.
חמישי בערב, שלושה תפריטים
שלוש מטופלות חדשות השבוע, ולכל אחת תפריט בוורד. מעתיקים מהקודם, מוחקים את מה שהיא לא אוכלת, מחשבים חלופות מחדש. כל שבוע, אותו ערב.
מי ש"שכחה" להישקל
שבועיים בלי עדכון, ואז היא מגיעה לפגישה עם "היה שבוע קשה". מתברר שהיא נתקעה כבר ביום השלישי, ואתם מתחילים כמעט מההתחלה.
מהאינטייק ועד החודש השלישי
ככה נראה מטופל חדש במערכת, מהקישור הראשון ועד החודש השלישי, שבו ההיענות בדרך כלל מתחילה לרדת.
לפני הפגישה הראשונה. המטופלת מקבלת קישור לשאלון היכרות ולחוזה דיגיטלי שנחתם באצבע מהטלפון. את השאלון מתאימים לשיטה שלכם: מכבים שאלות ומוסיפים משלכם. מהנתונים הבסיסיים (מגדר, תאריך לידה, גובה, משקל ורמת פעילות) המערכת מחשבת הוצאה אנרגטית ומציעה יעד.
הפגישה הראשונה. קובעים יעד בקלוריות, במנות או בשניהם, בונים תפריט, ושולחים לה קישור לאפליקציה. היא מתקינה אותה מהדפדפן, בלי חנות אפליקציות.
השבוע הראשון. אתם לוחצים "התחל ליווי יומי", ורק מהרגע הזה איימי, העוזרת הדיגיטלית של המערכת בוואטסאפ, פונה אליה ביוזמתה. כל ארוחה שהיא מצלמת, כותבת או מקליטה נרשמת ביומן האכילה.
שבועות 2 עד 8. אם בניתם לה מסע שבועי, בכל יום ראשון ב-08:00 נפתחת לה משימה חדשה עם דף עבודה מהמאגר שלכם. פעם בשבוע, לקראת יום השקילה שבחרה, מגיעה תזכורת לשקילה ולהיקפים.
החודש השלישי. מטופלת בליווי יומי שלא כתבה ולא רשמה 48 שעות קופצת לכם בהתראות. כשפותחים את הכרטיס שלה מחכים שם גרף, תמונות התקדמות ויומן של שלושה חודשים, ולא רק מה שהספקתם לזכור.
אף שלב כאן לא חובה. אפשר לעבוד רק עם תפריטים, יומן וקבלות, ולכבות את איימי למטופלים שלא רוצים אותה.
יומן אכילה דיגיטלי: מה נכנס, ומה אתם רואים
מטופלים רושמים איך שנוח להם, וכל הדרכים נוחתות באותו יומן: צילום של הצלחת, תיאור בכתב או בהקלטה, סריקת ברקוד, צילום של טבלת הערכים, או "אכלתי לפי התפריט" שרושם את הארוחה כמו שתכננתם. אפשר באפליקציה ואפשר בוואטסאפ.
כשחסר פרט שמזיז את המספר, איימי שואלת. על חביתה היא שואלת כמה ביצים, לא כמה גרם. על מנה מטוגנת היא שואלת על השמן, כי אותו הכי קשה לראות בתמונה. מוצר ארוז היא קוראת מהאריזה, וכשהקריאה לא ברורה היא שואלת במקום לנחש. ומה שהמטופלת כתבה בעצמה גובר על מה שהתמונה הציעה.
בכרטיס המטופל, אצלכם, היומן נראה כך:
ליד כל רישום רמת הביטחון שלו ("ניחוש גס", "הערכה סבירה", "הערכה טובה"), ורישום חלש מסומן בצבע כדי שתדעו על מה להעיף מבט.
סימון על כל פריט שלא זוהה במאגר או שהמטופלת נשאלה עליו.
לשונית "ממתין לטיפול" עם ארוחות שלא נכנסו ליומן, ועריכה של פריט אחד בלי לגעת בשאר הארוחה.
סריקה בכל בוקר שמסמנת רישומים חשודים, ובדיקה בכל לילה שמשווה את שיחות הוואטסאפ ליומן. שתיהן רק מסמנות, ואת התיקון עושים אתם.
מאחורי זה עומד מאגר של כ-14,000 מזונות ומוצרים: נתוני משרד הבריאות, מוצרי מדף עם הערכים מהתווית, וקווים ישראליים בשם מלא ובגודל האריזה, כמו PRO של שטראוס, GO של תנובה והשייקים של ריבר. מזון שמטופלים כותבים שוב ושוב ואין לו שורה נאסף אצלנו, ואחרי בדיקה נכנס למאגר.
תפריטים, שיטת המנות וחלופות
יש דיאטנים שעובדים בגרמים, יש שעובדים בשיטת המנות, ורבים עוברים בין השתיים לפי המטופל. המערכת לא מכריחה לבחור.
שיטת המנות כאן היא בארבע קבוצות: חלבון, פחמימה, שומן וירקות, כשפרי נכנס לפחמימה ומוצרי חלב לחלבון. גודל המנה נקבע לפי המגדר שבשאלון, ואפשר לשנות אותו. המטופל בוחר אם לראות את היום שלו בקלוריות, במנות או בשניהם, ותג בכרטיס אומר לכם איך הוא עוקב.
את התפריט בונים ידנית מהמאגר, מתבנית ששמרתם, מאחד מתפריטי המערכת (מ-1,400 עד 2,800 קלוריות, ואחד צמחוני), או מטיוטה שמנוע החישוב מרכיב לפי היעד, ההעדפות והאלרגיות. הטיוטה יוצאת כתפריט יומי או ברוטציה של יומיים-שלושה, עם אפשרות "או" לפריטים ורשימת קניות. את המספרים בה קובע המנוע, לא מודל שפה. בחבילה עם AI המודל רק מנסח את הטקסט, ואתם עוברים ומאשרים לפני שמשהו נשלח.
ונשארו החלופות, המקום שבו נשרף הכי הרבה זמן. בוחרים חלופה לפריט, והכמות כבר מחושבת כך שהארוחה נשארת על אותן קלוריות, בגרמים ובמנות, מעוגלת למשהו שאפשר לשקול במטבח. גם המטופלת יכולה להחליף פריט באפליקציה, והכמות מחושבת לפריט החדש.
מטופלות שמספרים לא עושים להן טוב
אפשר להסתיר קלוריות למטופלת מסוימת. מאותו רגע האפליקציה שלה, ההודעות של איימי ומסך ההתקדמות מדברים במילים, ובמקום גרף היא רואה מה הלך טוב החודש. מים, צעדים וספירת מנות נשארים.
ושאלון ההיכרות כולל סינון להפרעות אכילה (SCOFF) שאי אפשר לכבות. כשהוא מעלה דגל, תפריט מספרי לא נשמר עד שתסמנו החלטה מודעת ותכתבו סיבה. איימי מפסיקה לשלוח תזכורות, עונה על ארוחות באישור חם בלי ניתוח, ואתם מקבלים עדכון יומי.
אפליקציה למטופלים, בשם העסק שלכם
המטופלת מקבלת קישור אישי ומתקינה מהדפדפן למסך הבית. האפליקציה נקראת בשם העסק שלכם, והאייקון והכפתורים בצבע שבחרתם. מה יש בה:
מסך בית עם הארוחה הבאה, מים וצעדים, האימון הבא והפגישה הקרובה איתכם.
התפריט כציר של היום, עם "אכלתי" בנגיעה, החלפה וצילום.
רישום מהיר: "כמו אתמול", מועדפים, וארוחה קבועה ששומרים פעם אחת.
מסך התקדמות עם יעדים, מדדים, גרף ותמונות.
קבצים ומשימות: דפי עבודה וחומרים שבחרתם לשתף איתה.
אימונים עם טבלת סטים וטיימר מנוחה, אם אתם נותנים גם תוכנית אימון.
בלי קליטה, בחדר כושר במרתף או ברכבת, הרישום נשמר בטלפון ונשלח כשיש שוב רשת והאפליקציה פתוחה. ברירת המחדל היא מצב כהה, ובהגדרות אפשר לעבור לבהיר ולהגדיל טקסט.
וואטסאפ, בלי הטלפון הפרטי שלכם
הרבה דיאטנים כבר מלווים בוואטסאפ, בדרך כלל מהמספר הפרטי, בכל שעה, ובלי ששום דבר נשמר בתיק. כאן ההודעות של המטופלים מגיעות לקו של המערכת, נשמרות בשיחה שלהם בכרטיס, ואיימי עונה על מה שהיא יודעת לענות.
היא רושמת ארוחות, עונה על "כמה נשאר לי היום", ושולחת עד שתי תזכורות ביום, כולל סיכום ערב. המלצות תזונה היא לא נותנת. מי ששואל מה להזמין במסעדה מקבל כמה קלוריות וחלבון נשארו לו, ובקשה כמו "תעבירי לדיאטנית" מגיעה אליכם כהתראה.
לכל מטופל יש מתג "גישה לאיימי בוואטסאפ", והיא לא פונה ביוזמתה לפני שיש תפריט פעיל ולחצתם "התחל ליווי יומי". מטופל שלא ענה לשתי תזכורות מקבל רק את סיכום הערב, ואחרי ארבע בלי מענה היא מפסיקה. מה שמצטבר בין 22:00 ל-07:00 מגיע אליכם בהודעה אחת בבוקר.
איימי עובדת גם בשבילכם. כותבים או מקליטים לה "תקבעי את מיכל לשלישי ב-17:00" או "מה יש לי מחר?", והיא מבצעת. צילום של קבלה נרשם כהוצאה, וב-7:30 בבוקר מגיע ממנה סדר היום. פעולות רגישות, כמו ביטול פגישה או הודעה חופשית למטופל, מחכות לכן או לא שלכם.
מעקב התקדמות בלי לרדוף
שקילה שבועית מחזיקה כשיש לה יום קבוע. כל מטופל בוחר יום, באפליקציה או אצלכם בכרטיס, ומקבל תזכורת לשקילה ולהיקפים ב-20:00 בערב שלפני. מי שנשקל בשבת מקבל אותה בשישי ב-13:00, ומי שנשקל בראשון במוצאי שבת ב-21:30. בשבת עצמה לא יוצא כלום.
תמונת גוף שמטופל שולח בוואטסאפ, כמו צילום במראה לפני שקילה, נכנסת לתמונות ההתקדמות שלו במקום להיקבר בצ׳אט. מטופל פעיל בלי תור עתידי ובלי שום מגע 21 יום מסומן אצלכם בסיכון. ומי שנעלם 90 יום מקבל מכם, בלחיצה, הודעת חזרה מוכנה.
יומן, תשלומים וקבלות
היומן מסונכרן עם יומן גוגל בשני הכיוונים, ויש דף זימון שבו מטופלים קובעים לבד, ברבעי שעה, לפי שעות העבודה שהגדרתם. התזכורת לפגישה מגיעה בוואטסאפ עם שני כפתורים, "מגיע" ו"צריך להזיז", ובקשה להזיז נפתחת אצלכם כמשימה.
בצד הכסף יש חבילות ליווי עם לוח תשלומים, קבלות שנשאבות מתיבת המייל (גם של Grow, גם כשהן מגיעות כקישור ולא כקובץ), זיהוי של הוראת קבע, ותור החלטות לכל תשלום שלא ברור למי הוא שייך. בסוף החודש חבילת המסמכים לרואה החשבון יוצאת במייל מתוך המערכת, או בבקשה לאיימי. דוח הטיפולים החודשי יוצא כ-PDF עם הלוגו שלכם.
רשומה לפי חוק זכויות החולה, ומה קורה עם המידע
מטופל שמבקש את הרשומה שלו מקבל אותה לפי סעיף 17, בלחיצה. בתזונה היא כוללת את שאלון ההיכרות וסינון הבטיחות, היעדים וכל שינוי בהם, השקילות והמדדים, יומן האכילה עם כל תיקון של פריט (מה היה, מה נהיה ומי תיקן), התפריטים, ההעדפות והחוזה החתום. כל ייצוא נרשם ביומן הביקורת.
המסד מוצפן ב-AES-256, גיבוי רץ כל 6 שעות, וכל קליניקה יושבת בחשבון מבודד. בסיכומי פגישות ובתדריכים שה-AI כותב, שם המטופל מוחלף בכינוי וטלפונים ומספרי זהות ממוסכים לפני שהטקסט יוצא מהמערכת. בזיהוי ארוחות ובשיחות עם איימי אין החלפה כזאת: לזיהוי נשלחים התמונה ומה שהמטופל כתב עליה.
מעבר מאקסל, מוואטסאפ או ממערכת אחרת
הרבה דיאטנים עובדים היום עם שילוב: רשימת מטופלים באקסל, תפריטים בוורד, וכל השאר בוואטסאפ. לא צריך להעביר הכל בערב אחד.
את רשימת המטופלים מכניסים באשף ייבוא מקובץ CSV (אקסל ו-Google Sheets שומרים כך בלחיצה), עם מיפוי עמודות ותצוגה מקדימה לפני שמשהו נשמר. תפריטים הם סיפור אחר, כי כל דיאטנית כותבת אותם אחרת, ושום אשף ייבוא לא ינחש לבד את הפורמט שלכם.
לכן כדאי להתחיל בשיחה קצרה. נבין איך בנויים אצלכם התפריטים, ונראה יחד מה הדרך הכי פשוטה להכניס אותם למערכת לצד רשימת המטופלים.
אם אתם רואים כמה מטופלים בחודש ומסתדרים עם וורד ומחברת, אין סיבה להחליף. המערכת שווה את המעבר כשיש מספיק מטופלים בליווי שוטף, ואי אפשר כבר לזכור מה קרה אצל כל אחד מהם מאז הפגישה האחרונה.
אם חשוב לכם שכל הודעה תצא מהמספר הפרטי שלכם, זה לא יתאים: איימי כותבת מקו הוואטסאפ של המערכת.
ואם אתם מחפשים תוכנה שתחליט במקומכם, זו לא היא. זיהוי ארוחה מתמונה הוא הערכה, גם כשהשאלות נכונות, ותפריט מהמנוע הוא טיוטה שאתם מאשרים.
שתיהן. המערכת שלכם עובדת בדפדפן ומותקנת כאפליקציה במחשב ובטלפון. למטופלים יש אפליקציה נפרדת בשם העסק שלכם, שמותקנת מקישור אישי.
כמה מדויק זיהוי ארוחה מתמונה?
זו הערכה, ואנחנו לא מעמידים פנים אחרת. המערכת סופרת יחידות כשאפשר, קוראת מוצר ארוז מהאריזה ושואלת כשחסר פרט שמשנה את המספר. כל רישום מסומן ברמת הביטחון שלו, ואפשר לתקן כל פריט.
ומה עם מטופלת שספירת קלוריות מזיקה לה?
מסתירים לה מספרים, והאפליקציה וההודעות עוברות למילים. ואם סינון הבטיחות בשאלון ההיכרות מעלה דגל, תפריט מספרי לא נשמר עד שתחליטו במפורש.
המטופלים חייבים להשתמש בוואטסאפ?
לא. אפשר לרשום הכל באפליקציה, ואת הליווי בוואטסאפ מכבים לכל מטופל בנפרד. אישורי פגישה ותזכורות ממשיכים לצאת גם אז.
אפשר לקבל תשלום דרך המערכת?
לא. את הכסף מקבלים כמו היום. המערכת עוקבת אחרי חבילות ולוח תשלומים, מי שילם ומי עוד חייב, ואוספת קבלות מוואטסאפ ומהמייל לרשימה אחת.
המידע של המטופלים שלי מאובטח?
כן. המסד מוצפן ב-AES-256 ומגובה כל 6 שעות, וכל קליניקה יושבת בחשבון מבודד. רשומה מלאה לפי סעיף 17 יוצאת בלחיצה, וכל ייצוא נרשם ביומן ביקורת.
מה ההבדל בין מערכת לניהול לקוחות רגילה לתוכנה לדיאטנים?
CRM כללי יודע מי מגיע מתי ומי שילם. CRM לדיאטנית צריך גם יומן אכילה שהמטופלים ממלאים, תפריטים עם חלופות, יעד בקלוריות או במנות, מאגר מזון עם מוצרים ישראליים ושקילה שבועית. כאן כל אלה יושבים באותו כרטיס, ליד היומן, התשלומים והקבלות.
אפשר לעבוד בשיטת המנות?
כן. יעד בארבע קטגוריות (חלבון, פחמימה, שומן וירקות), גודל מנה לגבר או לאישה, ומטופל שבוחר לראות קלוריות, מנות או את שניהם. אצל מי שבחר במנות, גם איימי והיומן מדברים במנות.
ספרו לאראל איך נראה אצלכם יום חמישי בערב
שיחה קצרה: מה יש לכם היום בוואטסאפ, באקסל ובוורד, ואיך זה ייראה במערכת. אם זה לא מתאים, אראל יגיד.