זימון תורים אונלייןמערכת זימון תורים: לינק אחד, והתורים נכנסים ליומן לבד
לינק אחד לביו ולוואטסאפ. הלקוחות בוחרים טיפול ושעה פנויה, התור נכנס ליומן הגוגל, ויום לפני יוצאת תזכורת בוואטסאפ.
בחירת טיפול
מתי נוח לך?
עודכן לאחרונה:
בקליניקה קטנה רוב התורים נקבעים בהתכתבות: "יש לך משהו ביום שלישי?", "רק אחרי ארבע", "אז חמישי?". שלוש הודעות לכל תור, ולפעמים באמצע טיפול. דף הזימון של Clinic-AI מראה ללקוחות רק שעות פנויות, לפי שעות העבודה שלכם והיומן בגוגל. הם בוחרים טיפול ושעה, והתור נכנס ליומן עם אישור בוואטסאפ.
מהלחיצה על הלינק ועד שהתור ביומן
- בוחרים טיפול לכל טיפול שהגדרתם יש משך משלו. למשל בוטוקס חצי שעה, פגישה טיפולית 50 דקות, או פגישה ראשונה אצל דיאטנית שעה ומעקב חצי שעה. המשך קובע אילו שעות ייראו פנויות. טיפול שלא רוצים שייקבע לבד מסתירים מהדף.
- בוחרים יום ושעה הדף מציג את השבועיים הקרובים, בקפיצות של רבע שעה. מופיעות רק שעות שבהן הטיפול כולו נכנס בשעות העבודה, בלי לגעת בתור אחר או באירוע ביומן.
- משאירים פרטים שם, טלפון ומייל, ושדה הערה למי שרוצה לספר משהו לפני הטיפול. לקוח שכבר קיים במערכת מזוהה לפי הטלפון או המייל, ולא נפתח לו כרטיס שני.
- התור ביומן, האישור בוואטסאפ התור נכנס למערכת וליומן הגוגל. הלקוח מקבל בוואטסאפ הודעה שהתור נקבע, עם לינק שבו אפשר לאשר הגעה או לבטל. מי שעוד לא מילא שאלון קליטה מקבל באותה הודעה גם לינק לשאלון.
איך הדף יודע מה פנוי
שלושה דברים קובעים: שעות העבודה שהגדרתם לכל יום בשבוע, התורים שכבר במערכת, והאירועים ביומן הגוגל. ביום אחד אפשר להגדיר כמה טווחים, למשל 8:00 עד 13:00 ו-16:00 עד 20:00, ואת ההפסקה באמצע הדף לא יציע.
מרווח בין טיפולים נשמר משני הצדדים. פיזיותרפיסט שצריך עשר דקות לנקות את המיטה ולכתוב סיכום מגדיר מרווח של עשר דקות, ושום תור לא יוצע צמוד יותר.
המערכת קוראת את כל היומנים שבחרתם בגוגל, לא רק את הראשי. אסיפת הורים ביומן המשפחתי חוסמת את השעה בדיוק כמו תור.
שעות שצמודות לתור קיים מסומנות בדף, כדי לכוון לקוחות אליהן ולמלא את היום ברצף, בלי חורים של חצי שעה.
יומן גוגל, בשני הכיוונים
תור שנקבע בדף, במערכת או דרך איימי, המזכירה בוואטסאפ, נכנס ליומן הגוגל. וזה עובד גם הפוך: הזזתם תור בגוגל, שיניתם לו משך או מחקתם אותו, והשינוי חוזר למערכת, עם התראה אליכם במערכת על מה שזז.
אירוע פרטי ביומן נשאר פרטי. המערכת לא מעתיקה אותו, רק לא מציעה את השעה שלו.
עובדים היום עם מחברת? אפשר להתחיל גם בלי גוגל. הדף עובד אז לפי שעות העבודה והתורים שבמערכת.
אחרי שהתור נקבע
מכאן רוב מה שקורה עובר בוואטסאפ:
| מה קורה | מה הלקוח מקבל | מה אתם מקבלים |
|---|---|---|
| תור נקבע בדף | הודעה שהתור נקבע, עם לינק לאישור הגעה או לביטול, ושאלון קליטה אם עוד לא מילא | התור ביומן, בהתראות ובסדר היום של הבוקר |
| השאלון מולא | שום דבר נוסף | הודעה בוואטסאפ, והתשובות בכרטיס שלו |
| יום לפני הטיפול | תזכורת קצרה. מי שכתב לקליניקה ביממה האחרונה מקבל בה כפתורי "מגיע" ו"צריך להזיז". אצל השאר ההודעה מזמינה לכתוב אם צריך להזיז | סימון של מי אישר, בסדר היום |
| הלקוח צריך להזיז | תשובה שתחזרו אליו לתיאום | התראה בוואטסאפ ומשימה בכרטיס. התור לא זז עד שאתם מזיזים אותו |
| הלקוח ביטל בלינק | התור יורד מהיומן | הודעה בוואטסאפ על הביטול |
| ביטל ולא קבע מחדש | הודעה אחת עם הלינק לקביעת מועד חדש | משימה לתאם איתו |
חור באמצע היום
במסך היומן יש כפתור שבודק את התורים בימים הקרובים ומציע את מי אפשר להקדים. ההצעה עולה רק כשההקדמה חוסכת לפחות חצי שעה, רק לתורים שרחוקים לפחות 24 שעות, ורק ללקוחות שיש להם טלפון במערכת. התור הראשון של כל יום נשאר במקומו.
אתם בוחרים מה לשלוח. הלקוח מקבל בוואטסאפ בקשה להקדים, עם המועד הישן והחדש ולינק לאישור או לדחייה. התור זז רק אחרי שהוא אישר. אם השעה נתפסה בינתיים, הוא מקבל הודעה שתציעו לו מועד אחר. ומי שדחה נשאר במועד המקורי, ואצלכם נפתחת משימה לתאם איתו.
לינק לביו, ודף עסק שלם
הלינק לקביעת תורים הוא כתובת קבועה, למשל clinic-ai.co.il/book/noy. שמים אותו בביו באינסטגרם או בהודעת הפתיחה של הוואטסאפ העסקי.
מי שרוצה יותר מטופס זימון פותח דף עסק ציבורי: תמונה, גלריה, רשימת הטיפולים, וכפתורים לוואטסאפ, לחיוג, לוויז ולאינסטגרם. הזימון יושב בתוך אותו דף.
המחירים ליד הטיפולים מופיעים רק אם תרצו. אפשר להציג את הטיפולים בלי מחיר.
צריך יומן גוגל כדי להשתמש בזימון?
לא. בלי גוגל הדף עובד לפי שעות העבודה והתורים שבמערכת. כשגוגל מחובר, גם האירועים שם חוסמים שעות, והתורים נכנסים אליו.
אפשר לשלוח את האישורים והתזכורות בהודעת טקסט רגילה?
לא, רק בוואטסאפ. ההודעות יוצאות ממספר הוואטסאפ העסקי של המערכת, לא מהמספר הפרטי שלכם.
כמה זמן מראש אפשר לקבוע בלינק?
הדף מציג שעות פנויות לשבועיים הקרובים, בקפיצות של רבע שעה. תור רחוק יותר קובעים אתם, במערכת או דרך איימי.
מה קורה כשלקוח לא עונה לתזכורת?
שום דבר לא זז. התור נשאר במקומו, ובסדר היום של הבוקר הוא מסומן כממתין לאישור. אם רוצים, כותבים לאיימי "תשלחי תזכורת ל..." והיא שולחת שוב.
לקוח קבוע יקבל כרטיס כפול?
לא. הדף מזהה לקוח קיים לפי הטלפון או המייל, והתור נכנס לכרטיס שכבר יש לו.
אפשר שלא כל הטיפולים יופיעו בדף?
כן. לכל טיפול יש מתג שקובע אם הוא מוצג בדף הזימון. טיפול ראשון שדורש שיחה מקדימה, למשל, אפשר להשאיר לקביעה ידנית.
כמה הודעות לקח לקבוע את התור האחרון?
ספרו לאראל איך נקבעים אצלכם תורים היום. בשיחה קצרה תראו איך הלינק ייראה עם הטיפולים והשעות שלכם.