ניהול הוצאות וקבלותניהול הוצאות לעצמאים: מצלמים קבלה, ורואה החשבון מקבל קובץ אחד

שלוש דרכים שהוצאה נכנסת לרשימה

לא צריך לבחור שיטה אחת. כל הדרכים נכנסות לאותה רשימה, וכל קבלה נשמרת ליד השורה שלה.

• צילום בוואטסאפ, בלי אפליקציית סריקה. מצלמים את הקבלה ושולחים לאיימי. היא מזהה את הספק, הסכום, התאריך והקטגוריה, רושמת הוצאה ושומרת את הצילום. קובץ PDF עובד באותה דרך. כשלא ברור לה שזו קבלה, היא שואלת אם הקובץ שייך להוצאות או לתיק של לקוח.
• מהמייל, פעם ביום. אם חיברתם את תיבת הג׳ימייל, המערכת עוברת עליה כל בוקר ומחפשת חשבוניות וקבלות מספקים שמגיעות כקובץ מצורף. החיבור דורש אישור במסך ההרשאות של גוגל, ואפשר לחבר יותר מתיבה אחת.
• רישום ידני במסך הכספים, להוצאה שאין לה קבלה דיגיטלית.

הקבלות שאתם מוציאים ללקוחות

בצד ההכנסות העבודה עוברת דרך המייל. את הקבלות ללקוחות אתם מפיקים בתוכנה שאתם כבר עובדים איתה, ורוב התוכנות האלה יודעות לשלוח עותק של כל קבלה למייל שלכם. כשהתיבה מחוברת, הסריקה היומית אוספת גם את העותקים האלה ורושמת אותם כהכנסות.

המערכת מכירה את השולחים של ספקים נפוצים, ביניהם Grow (משולם), מורנינג (חשבונית ירוקה), iCount, EZcount ו-SUMIT. ליד כל ספק כתוב איפה בהגדרות שלו מדליקים את שליחת העותק. הספק שלכם לא ברשימה? גם קבלות ממנו נקלטות, ואפשר להוסיף את כתובת השולח שלו.

קבלה על תשלום שכבר רשמתם לא נספרת פעמיים. היא מוצמדת לשורה הקיימת כאסמכתא. וכשלא ברור לאיזה לקוח היא שייכת, הכסף נרשם והשיוך מחכה להחלטה שלכם.

חשבונית בדולרים, בשקלים של אותו יום

מנוי לזום או לקנבה מגיע בדולרים או ביורו. רואה החשבון צריך אותו בשקלים, ולפי שער שאפשר להסביר.

חשבונית במטבע זר שמגיעה מהמייל, או הוצאה כזאת שהקלדתם במסך, מומרת לפי השער היציג של בנק ישראל ביום העסקה. ביום בלי פרסום, כמו שבת, נלקח השער האחרון שפורסם לפניו. השער ותאריך השער נכתבים בטבלה, ליד הסכום המקורי.

לא נמצא שער? השורה נשארת במטבע המקורי ומסומנת שלא הומרה. המערכת לא ממציאה שער.

שליחה לרואה החשבון: מה יש בחבילה

בוחרים תקופה: החודש הקודם, שנה מסוימת או טווח תאריכים. כותבים פעם אחת את המייל של רואה החשבון ולוחצים שלח. אפשר גם לבקש מאיימי בוואטסאפ, והיא שולחת אחרי שאישרתם. בקובץ ה-ZIP יש:

תשלומים שעוד לא נכנסו

לקוחה קנתה סדרת טיפולים ומשלמת בשלושה תשלומים, במזומן או בהעברה. רושמים את הפריסה, וכל תשלום מופיע במסך הכספים כצפוי. כשהכסף נכנס, מסמנים שולם.

עבר המועד ולא סימנתם? אתם מקבלים הודעה בוואטסאפ, פעם אחת על כל תשלום. ללקוחה לא יוצא כלום אוטומטית. תזכורת תשלום נשלחת אליה רק כשאתם לוחצים עליה במסך.

עסקה באשראי בתשלומים עובדת אחרת. מי ששילם כך כבר שילם הכל, וחברת האשראי מעבירה לכם סכום קבוע כל חודש. אין מה לסמן: כל תשלום נרשם כהכנסה ביום שלו, ואף אחד לא מקבל תזכורת.

ואפשר לשאול את איימי "מי חייב לי?" או "כמה אמור להיכנס?", ולקבל בוואטסאפ מה ממתין, מי באיחור ומה צפוי בחודשים הקרובים.