מזכירה וירטואלית למטפליםמזכירה וירטואלית לקליניקה: אתם מקליטים, היא מסדרת את היומן
כותבים או מקליטים לאיימי בוואטסאפ. היא מסדרת את היומן, שולחת לכם סדר יום בבוקר ורושמת הוצאה מצילום של קבלה.
עודכן לאחרונה:
בין מטופל למטופל יש כמה דקות, ובהן צריך להזיז תור, לבדוק מה יש מחר ולמצוא את הקבלה מהבוקר. איימי היא עוזרת AI שיושבת אצלכם בוואטסאפ. כותבים לה או מקליטים, והיא עושה את זה במערכת. בתפקיד הזה היא עובדת מולכם בלבד: לא עונה לטלפון, ולא מתכתבת עם הלקוחות בשמכם.
שבע הודעות לאיימי, ומה קורה אחריהן
איימי היא איש קשר בוואטסאפ שלכם. כותבים לה כמו לעוזרת, בלי פקודות ובלי ניסוח מיוחד. הדוגמאות כאן מארבעה סוגי קליניקות, אבל כל אחת מהן עובדת אצל כולם.
| מה כתבתם | מה איימי עושה |
|---|---|
| "מה יש לי מחר?" | שולחת את התורים של מחר עם שעה ומשך, ומסמנת מי אישר הגעה ומי עוד לא. על "מה יש לי השבוע?" היא עונה בשורה לכל יום. |
| "תקבעי ליוסי המשך ביום שני ב-8:00" (פיזיותרפיה) | קובעת את התור ומכניסה אותו ליומן הגוגל. יוסי מקבל זימון בוואטסאפ. |
| "תזיזי את מיכל של מחר ל-16:00" (אסתטיקה) | מזיזה את התור, גם בגוגל. מיכל מקבלת בוואטסאפ עדכון עם המועד הישן והחדש. |
| "מתי יש לי חור ביום שלישי?" (טיפול רגשי) | בודקת את שעות העבודה שהגדרתם, את התורים במערכת ואת האירועים ביומן הגוגל, ומחזירה את החלונות הפנויים. |
| "תבטלי את התור של רון בחמישי" (תזונה) | שואלת קודם. אחרי "כן" התור יורד מהיומן, ורון מקבל הודעה עם לינק לקביעת מועד חדש. |
| צילום של קבלה מהספק | רושמת הוצאה עם הספק, הסכום והקטגוריה, ושומרת את הצילום כאסמכתא. כשלא ברור לה שזו קבלה, היא שואלת אם הקובץ שייך להוצאות או לתיק של לקוח. |
| "תשלחי לרואה החשבון את ספטמבר" | שואלת קודם. אחרי "כן" יוצא לרואה החשבון מייל עם ההוצאות וההכנסות של התקופה והקבלות שלהן. |
הקלטה קולית בין שני מטופלים
רוב ההוראות למזכירה נאמרות במסדרון, עם תיק ביד אחת. לכן איימי מקבלת הקלטות קוליות. ההקלטה מתומללת, ואיימי פועלת לפי מה שנאמר בה, בדיוק כמו בהודעה כתובה. לא אמרתם כמה זמן? התור נקבע לשעה.
היא מחפשת את הלקוח לפי השם, גם לפי חלק ממנו. אם אין במערכת לקוח בשם הזה, היא אומרת את זה ולא מבצעת כלום. ואם כבר קבוע לאותו לקוח תור בטווח של 45 דקות מהמועד שביקשתם, היא לא קובעת פעמיים ומודיעה שהתור כבר שם.
וחוץ מהיומן:
- פתיחת לקוח חדש לפי שם וטלפון, ושליחת שאלון קליטה בוואטסאפ.
- תזכורת ידנית לתור הקרוב. אם כבר יצאה תזכורת לאותו תור בארבע השעות האחרונות, היא לא שולחת שוב.
- הערה לתיק של לקוח, למשל מיד אחרי טיפול.
- הלינק לאזור האישי של הלקוח, עם התור הבא והקבצים ששיתפתם איתו.
7:30, סדר היום בוואטסאפ
כל בוקר ב-7:30 איימי שולחת לכם את התורים של היום: שעה, שם, ומי אישר הגעה. מתחת כתוב כמה עוד לא אישרו, ואפשר לענות לה ישר "תשלחי תזכורת לשירן". אם מחכים לכם היום גם לידים, משימות או תשלומים, ההודעה סופרת כמה.
ביום שאין בו תורים ואין שום דבר שמחכה לכם, ההודעה לא נשלחת. ומי שלא רוצה סדר יום בבוקר מכבה אותו בהגדרות, או כותב לאיימי שתפסיק.
- 9:00יעלאישרה
- 11:30רוניאישרה
- 14:00שירןטרם אישרה
- 16:00מיכלטרם אישרה
מה יוצא ללקוחות, ומה מחכה לאישור שלכם
איימי מקבלת הוראות רק מהמספר שרשום אצלכם בהגדרות. הלקוחות מקבלים את ההודעות של הקליניקה: זימון, עדכון על הזזה, הודעת ביטול. הן יוצאות ממספר הוואטסאפ העסקי של המערכת, והמספר הפרטי שלכם נשאר פרטי. ותור חדש הלקוחות יכולים לקבוע לבד, בלינק לזימון תורים.
- קביעה והזזה של תור קורות מיד, כי ביקשתם אותן במפורש. הלקוח מקבל עדכון בוואטסאפ.
- ביטול מחכה ל"כן" שלכם, כי אחריו יוצאת הודעה ללקוח.
- חבילת ההוצאות לרואה החשבון מחכה ל"כן", ויוצאת רק לכתובת ששמרתם במסך הכספים או לכתובת שכתבתם לה במפורש.
- שאלות כמו "מה יש לי מחר?" או "מי חייב לי?" רק מקבלות תשובה. שום דבר לא זז בגללן.
גם הקבלות עוברות דרכה
מי שמנהל קליניקה לבד אוסף קבלות בארנק ובגלריה של הטלפון. עם איימי מצלמים את הקבלה ושולחים לה. ההוצאה נרשמת עם הספק, הסכום והקטגוריה, והצילום נשמר ליד השורה.
כשמגיע הזמן לשלוח לרואה החשבון, כותבים לה. היא שואלת לפני שהיא שולחת, ורואה החשבון מקבל קובץ ZIP אחד: טבלה שנפתחת באקסל ותיקייה עם הקבלות. מה יש בחבילה, ומה עוד נאסף לבד מהמייל, כתבנו בעמוד על ניהול הוצאות וקבלות.
איימי עונה ללקוחות שלי?
לא בתור מזכירה. היא מקבלת הוראות רק מהמספר שלכם ולא עונה לשיחות טלפון. הלקוחות מקבלים מהמערכת זימונים, תזכורות ועדכונים בוואטסאפ, ותור חדש הם קובעים בלינק הזימון שלכם.
מאיזה מספר יוצאות ההודעות ללקוחות?
ממספר הוואטסאפ העסקי של המערכת. המספר הפרטי שלכם לא מופיע בהן.
אפשר לדבר איתה בהקלטה במקום לכתוב?
כן. הקלטה קולית מתומללת, ואיימי פועלת לפי מה שנאמר בה כאילו כתבתם את זה.
איימי רואה את היומן שלי בגוגל?
כן, אחרי שמחברים אותו. תורים שהיא קובעת או מזיזה מתעדכנים בגוגל, וכשהיא מחפשת חלון פנוי היא מדלגת על שעות שתפוסות שם.
מה קורה כשהיא לא מוצאת את הלקוח?
היא אומרת שלא מצאה לקוח בשם הזה ולא מבצעת כלום. אפשר לכתוב שם מלא יותר, או לבקש ממנה לפתוח לקוח חדש.
אפשר לכבות את סדר היום של הבוקר?
כן, במתג בהגדרות או בהודעה לאיימי. וביום שאין בו תורים ואין שום דבר שמחכה לכם, ההודעה לא נשלחת בכלל.
מה הייתם מקליטים לאיימי עכשיו?
ספרו לאראל איך נראה אצלכם יום רגיל: מי מזיז את התורים, ואיפה נערמות הקבלות. בשיחה קצרה תשמעו מה איימי יכולה לקחת מזה, ואם זה לא מתאים לכם, הוא יגיד.